Penguatan Pengawasan

 
Penguatan pengawasan bertujuan untuk meningkatkan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN di lingkungan BBPMP Provinsi Jawa Timur.
 
Target yang ingin dicapai adalah: (1) meningkatnya kepatuhan dan efektivitas terhadap pengelolaan keuangan negara; (2) mencegah penyalahgunaan kewenangan; (3) meningkatkan sistem integritas di lingkungan BBPMP Provinsi Jawa Timur dalam upaya pencegahan KKN
 
Upaya yang telah dilakukan oleh BBPMP Provinsi Jawa Timur untuk mencapai target antara lain:
 
Pertama, Pengendalian GratifikasiUpaya pengendalian gratifikasi sudah dilakukan sejak awal pembangunan Zona Integritas Wilayah Bebas Korupsi (ZI-WBK) dan terus berkelanjutan hingga saat ini. Hal pertama yang dilakukan adalah public campaign, yang bertujuan untuk mensosialisasikan adanya gerakan Anti Gratifikasi baik kepada internal maupun eksternal lembaga. 
 
Internalisasi dilakukan melalui media apel pagi pegawai dimana pembina apel membahas tentang Anti Gratifikasi. Pada saat pembekalan pegawai yang akan bertugas ke daerah, juga selalu diingatkan untuk selalu berkomitmen untuk tidak menerima gratifikasi. Di tahun 2022, WA grup pegawai digunakan secara optimal oleh pimpinan lembaga untuk mengingatkan pegawai agar tidak menerima gratifikasi dan jika tidak dapat menolak maka harus melaporkan penerimaan gratifikasi kepada Tim Unit Pengendali Gratifikasi (UPG). WA grup juga digunakan untuk berbagi informasi flyer anti gratifikasi dan foto Twibbon anti gratifikasi.
 
Sosialisasi kepada eksternal menggunakan berbagai media untuk publikasi yaitu simbol - simbol anti gratifikasi di web BBPMP Prov. Jatim, pin anti gratifikasi, banner anti gratifikasi, spanduk anti gratifikasi, video anti gratifikasi dan sosialisasi anti gratifikasi pada saat pembukaan kegiatan lembaga. Di tahun 2020 saat terjadi pandemi covid-19, kampanye anti gratifikasi tetap dilakukan pada saat pembukaan kegiatan secara daring. Media sosial, Instagram BBPMP Jatim juga digunakan untuk sosialisasi anti gratifikasi. Di tahun 2022 BBPMP Prov. Jatim melanjutkan dengan menjaring komitmen dari Dinas Pendidikan dan Cabang Dinas Pendidikan di seluruh wilayah Jawa Timur untuk mendukung Gerakan Anti Gratifikasi. Selain itu untuk menegaskan kembali komitmen terhadap layanan yang gratis dan anti gratifikasi maka di Unit Layanan Terpadu (ULT) dipasang simbol-simbol dan gambar Anti Gratifikasi.
 
 
Upaya selanjutnya adalah mengimplementasikan kegiatan pengendalian gratifikasi, hal – hal yang dipersiapkan untuk mendukung sistem pengendalian gratifikasi antara lain legitimasi yang kuat dengan adanya SK Tim UPG, menyediakan Lemari Gratifikasi, Surat Tugas dengan footnote Anti Gratifikasi, form pelaporan penolakan penerimaan gratifikasi yang dapat diakses tautannya pada website BBPMP Jatim, melakukan penyusunan laporan tim UPG setiap semester, serta melakukan survei Pengendalian Gratifikasi. Pada tahun 2022 untuk memudahkan akses tiap pegawai untuk melaporkan penolakan penerimaan gratifikasi maka form dapat diakses tautannya melalui aplikasi internal DULUR (berbasis android). Diharapkan dengan public campaign dan kegiatan pengendalian yang dilakukan secara berkelanjutan dapat selalu menjaga semangat ZI-WBK menuju WBBM.
 
Kedua, Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP)
 
Tindakan pengendalian diperlukan untuk memberikan keyakinan yang memadai (reasonable assurance) terhadap pencapaian efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan negara. Pengendalian intern akan menciptakan keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tujuan akhir sistem pengendalian intern ini adalah untuk mencapai efektivitas, efisiensi, transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan negara.
 
Penerapan SPIP melalui empat hal yaitu :
 
Membangun lingkungan pengendalian pada 6 indikator yaitu pengendalian anggaran, pengendalian pengadaan barang dan jasa, pengendalian SDM, pengendalian BMN, pengendalian penyerapan anggaran, dan pengendalian kerugian negara.
 
Tim SPIP disusun untuk menjamin terlaksananya seluruh kegiatan pengendalian menjadi terintegrasi untuk mencapai visi dan misi lembaga dalam pelaksanaan tugas dan fungsi secara efektif, efisien, transparan dan akuntabel.
 
Inovasi yang telah dilakukan yaitu pemanfaatan aplikasi SIPIRANG (Sistem Informasi Persediaan Barang)  dan SIRISKA (Sistem Informasi Inventaris Kantor) sebagai bentuk pengendalian pada BMN.
 
Melakukan penilaian risiko atas pelaksanaan kebijakan
Penilaian risiko dimulai dengan melihat kesesuaian antara tujuan kegiatan yang dilaksanakan dengan tujuan sasaran, serta tujuan strategik yang ditetapkan pemerintah pusat. Selanjutnya melakukan identifikasi risiko atas risiko intern dan ekstern yang dapat mempengaruhi keberhasilan pencapaian tujuan tersebut, kemudian menganalisis risiko yang memiliki kemungkinan kejadian dan dampak mulai dari risiko sangat tinggi sampai dengan risiko yang sangat rendah. Peta Resiko tahun 2022 disusun sebagai bentuk identifikasi risiko lembaga, hasil analisisnya digunakan untuk menyusun mitigasi resiko. Berdasarkan hasil penilaian risiko dilakukan respon atas risiko dan membangun kegiatan pengendalian yang tepat.
 
Melakukan kegiatan pengendalian untuk meminimalisir risiko yang telah diidentifikasi
Kegiatan pengendalian yang dilakukan secara berkala oleh Tim Satuan Pengawasan Internal (SPI) adalah Reviu di bagian Kepegawaian, Keuangan dan BMN. Hasil Reviu pada masing – masing bagian tersebut menjadi acuan untuk meminimalisir resiko. Inovasi yang telah dilakukan untuk meminimalisir risiko yang timbul antara lain: (1) Pengelolaan barang persediaan yaitu Sistem Informasi Permintaan Barang (Si Pirang); (2) Pengelolaan BMN yaitu Sistem Informasi Inventaris BMN Kantor (Si Riska); (3) Pengelolaan Kepegawaian yaitu Dulur; (4) Pengelolaan Penganggaran yaitu Sistem Informasi Manajemen Kegiatan (Si Mantan)
 
Selain itu Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan (TLHP) oleh APIP baik dari internal maupun eksternal telah di tuntaskan sehingga tidak ada Tindak lanjut yang tertunda.
 
Menginformasikan dan mengkomunikasikan kepada seluruh pihak terkait
Jika sebelumnya Hasil Reviu oleh tim SPI hanya disampaikan kepada pihak tertentu guna perbaikan, maka sejak tahun 2019 hasil Reviu disampaikan kepada seluruh pihak terkait dalam forum terbuka yang didampingi oleh Inspektorat Jenderal Kemdikbud (deseminasi hasil pengawasan). Hal ini tentunya menjadi hal yang sangat baik karena banyak saran dan masukan khususnya dari Itjen selaku pembina dari kementerian untuk membantu penyelesaian permasalahan yang ada di lembaga. 
 
Ketiga, Pengaduan Masyarakat
 
Pengaduan masyarakat (Dumas) adalah penyampaian keluhan oleh pihak eksternal lembaga BBPMP Provinsi Jawa Timur atas tindakan pegawai yang melakukan penyalahgunaan wewenang, pelanggaran  disiplin atau pelanggaran kedinasan dan kinerja.
 
Penanganan Pengaduan Masyarakat melalui 4 hal:
 
Kebijakan Pengaduan masyarakat telah diimplementasikan
Jika terdapat indikasi dari tiga pelanggaran tersebut diatas, maka pihak eksternal dapat melakukan aduan pada tautan Dumas yang ada di website BBPMP Provinsi Jawa Timur.
 
Pengaduan masyarakat ditindaklanjuti
Dibentuk tim khusus untuk menangani pengaduan masyarakat yang masuk.  Penilaian pengaduan menghitung realisasi penanganan pengaduan masyarakat yang harus diselesaikan.
 
Melakukan monitoring dan evaluasi atas penanganan pengaduan masyarakat
Proses Monitoring dan Evaluasi telah dilakukan secara berkala setiap bulan
 
Hasil evaluasi atas penanganan pengaduan masyarakat telah ditindaklanjuti
Hasil Monitoring dan Evaluasi proses pengaduan masyarakat dilakukan tindak lanjut dan evaluasi setiap bulan.
 
Keempat, Whistle-Blowing System (WBS)
 
WBS merupakan mekanisme penyampaian pengaduan dugaan tindak pidana tertentu yang telah terjadi atau akan terjadi yang melibatkan pegawai dan orang lain yang dilakukan dalam organisasi tempatnya bekerja, dimana pelapor bukan merupakan bagian dari pelaku kejahatan yang dilaporkannya.
 
Unsur Pengaduan dalam WBS yaitu: (1) WHAT yaitu apa perbuatan berindikasi Tindak Pidana Korupsi/pelanggaran yang diketahui; (2) WHO yaitu siapa yang bertanggungjawab/terlibat dan terkait dalam perbuatan tersebut; (3) WHERE yaitu dimana tempat terjadinya perbuatan tersebut dilakukan; (4) WHEN yaitu kapan waktu perbuatan tersebut dilakukan; (5) HOW yaitu Bagaimana cara perbuatan tersebut dilakukan (modus, cara, dan sebagainya); (6) EVIDENCE (jika ada) yaitu dilengkapi dengan bukti permulaan (data, dokumen, gambar dan rekaman) yang mendukung. Tidak perlu khawatir terungkapnya identitas diri pelapor karena Identitas sebagai whistleblower sangat dirahasiakan dan dilindungi. Fokusnya adalah kepada materi informasi yang dilaporkan.
 
Whistle Blowing System telah diterapkan
Jika pihak internal BBPMP Provinsi Jawa Timur (pegawai) melihat atau mengetahui dugaan Tindak Pidana Korupsi atau bentuk pelanggaran lainnya yang dilakukan pegawai lain, maka dapat membuat laporan pada tautan WBS yang dapat diakses di website BBPMP Provinsi Jawa Timur, adapun tautan pelaporan WBS ini dikelola langsung oleh Inspektorat Jenderal Kemdikbudristek.
 
Telah dilakukan evaluasi atas penerapan Whistle Blowing System
Penerapan WBS merupakan kebijakan yang dibangun oleh Inspektorat Jenderal Kemendikbudristek yang telah di internalisasikan ke BBPMP Jawa Timur dalam proses pelaporannya melalui link yang telah tersedia. Untuk tindak lanjut ddan penanganannya dikembalikan kepada Inspektorat Jenderal selaku pemangku Kebijakan WBS.
 
Hasil evaluasi atas penerapan Whistle Blowing System telah ditindaklanjuti
Dari jawaban surat permintaan data kepada Inspektorat Jenderal perihal pengaduan atau laporan yang sudah masuk ke BBPMP Jawa Timur dapat  diambil solusi ataupun langkah kongkret guna mengatasi permasalahan yang mungkin bisa terjadi.
 
Kelima, Penanganan Benturan Kepentingan
 
Telah terdapat identifikasi/pemetaan benturan kepentingan dalam tugas fungsi utama
Identifikasi benturan kepentingan melalui Peta benturan kepentingan yang disusun di lingkungan BBPMP Jawa Timur. Peta ini sangat berguna untuk mengklasifikasikan benturan kepentingan dan juga rencana penanganan yang dilakukan jika benturan kepentingan terjadi.
 
Penanganan Benturan Kepentingan telah disosialisasikan/internalisasi
Internalisasi tentang penanganan benturan kepentingan dilakukan melalui grup WA pegawai di lingkungan BBPMP Jawa Timur
 
Penanganan Benturan Kepentingan telah diimplementasikan
Berdasarkan peta benturan kepentingan maka digunakan sebagai acuan untuk menangani benturan kepentingan yang mungkin terjadi
 
Telah dilakukan evaluasi atas Penanganan Benturan Kepentingan
Berdasarkan peta benturan kepentingan disusun format yang digunakan sebagai bahan evaluasi penanganan benturan kepentingan
 
Hasil evaluasi atas Penanganan Benturan Kepentingan telah ditindaklanjut
Laporan evaluasi dari proses aduan benturan kepentingan sebagai salah satu bentuk evaluasi sistem yang telah di kembangkan di BBPMP Provinsi Jawa Timur.
 
Upaya REFORM juga dilakukan pada area penguatan pengawasan yaitu :
 
Mekanisme Pengendalian
Mekanisme pengendalian aktivitas secara berjenjang melalui penerapan SPIP di BBPMP Provinsi Jawa Timur. Harapannya dengan mekanisme pengendalian berjenjang dapat dideteksi secara dini permasalahan yang timbul, sehingga dapat diatasi dengan tepat sasaran. Sehingga akan lebih optimal dalam tujuan mencapai efektivitas, efisiensi, transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan negara.
 
Penanganan Pengaduan Masyarakat
Pengaduan masyarakat yang masuk melalui link DUMAS pada website BBPMP Provinsi Jawa Timur dari hasil verifikasi aduan, hingga saat ini kebanyakan masih berupa aduan permohonan informasi dan layanan yang terkait PAK dan NUPTK, bukan pengaduan tentang penyalahgunaan wewenang, pelanggaran disiplin, pelanggaran kedinasan dan kinerja pegawai. Sesuai dengan alur penanganan pengaduan masyarakat maka aduan yang masuk akan diteruskan ke pihak pengelola layanan. Sebagai upaya untuk mengedukasi pihak eksternal terkait pengaduan masyarakat maka dilakukan sosialisasi melalui sosial media yang dimiliki BBPMP Provinsi Jawa Timur.
 
Penyampaian Laporan Harta Kekayaan
LHKPN dan LHKASN hingga tahun 2022 berdasarkan data dari Inspektorat Jenderal Kemdikbudristek telah 100%. Hal ini menunjukkan kepatuhan setiap pegawai untuk melaporkan harta kekayaannya sesuai dengan arahan dari pemeintah pusat.
 
Berikut foto-foto dari Area Penguatan Pengawasan BBPMP Jatim (sebelumnya bernama LPMP Jatim) dalam rangka menuju WBBM (Wilayah Bersih Bebas Melayani):
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
  
 
Pengaduan Masyarakat di Web BBPMP Jatim (sebelumnya bernama LPMP Jatim).